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Fechamento de caixa: 5 passos para fazer corretamente

Por - 29 de abril de 2019
Fechamento de caixaFechamento de caixa
O fechamento de caixa é uma das tarefas administrativas que contribuem para a eficiência na gestão de um negócio. As finanças representam uma parte fundamental para o sucesso de qualquer empresa, certo? Nesse sentido, garantir a precisão nos saldos é uma prática que ajuda a evitar problemas financeiros. Imagine um supermercado que opera com diversos caixas simultaneamente. As chances de que os saldos de entrada e saída não sejam exatamente iguais ao final de um dia inteiro de trabalho são altas. Sem a preocupação de fazer correções, toda a administração financeira pode ser efetuada com valores equivocados — gerando uma grande diferença a longo prazo. Essas complicações podem ser resolvidas facilmente com um fechamento de caixa eficiente. Neste post, veremos alguns passos que podem ajudá-lo a dominar essa rotina.

O que é o fechamento de caixa?

O fechamento de caixa é um procedimento auxiliar no controle financeiro que consiste em conferir as entradas e saídas. O objetivo é garantir que os saldos reais correspondam aos controles financeiros da empresa. Dessa forma, é possível trabalhar somente com informações precisas. Essa rotina costuma ser feita diariamente pelas empresas, pois quanto mais tempo elas demoram para descobrir uma divergência de valores, mais difícil se torna para identificar a causa e recuperar o prejuízo. Trata-se de uma ótima estratégia para identificar retiradas indevidas, cobranças equivocadas ou recebimentos acima do valor devido. Todas essas informações ajudam a diminuir esses riscos de falha no dia a dia.

5 passos para fazer um fechamento de caixa

Mesmo reconhecendo a importância do fechamento de caixa, ainda são muitos os empresários que não sabem como colocar essa rotina em prática. Para ajudá-lo a garantir a saúde financeira da sua empresa, veremos um passo a passo para fazer isso corretamente:

1- Defina o responsável

Fechar o caixa da empresa é um compromisso que requer disciplina e conhecimento sobre os melhores procedimentos. Portanto, é recomendável definir um responsável por essa atividade — seja você ou um funcionário de sua confiança. É esse responsável quem deverá executar os próximos passos.

2- Faça a abertura

O primeiro passo para o fechamento de caixa é registrar o saldo inicial de abertura, que contém o fundo de troco, ou seja, notas e moedas para arcar com pequenas despesas durante o expediente e dar troco aos clientes nos recebimentos em dinheiro. Para as empresas que usam um sistema digital que lança automaticamente esse saldo, é sempre recomendável verificar se ele está de acordo com o que realmente está disponível no caixa.

3- Registre as entradas e saídas

Durante o expediente, devem ser registradas todas as operações que representam entradas ou saídas de dinheiro. É com base nessas informações que você conseguirá localizar a origem e o destino de todo o dinheiro movimentado pela empresa durante o período. Entre essas movimentações financeiras estão: – Vendas; – Pagamentos; – Recebimentos; – Devoluções; – Sangria (que representa a transferência de valores do caixa para um local mais seguro); – Reforços. Para facilitar essa conferência no final do dia, é possível agrupar os documentos em categorias como: – Comprovantes de venda com cartão de débito; – Comprovantes de venda com cartão de crédito; – Cheques à vista; – Cheques pré-datados; – Tickets.

4-. Confira os valores

É na etapa de conferência que você verifica se as despesas e receitas combinam com os valores identificados. Ou seja, é o momento de calcular o saldo resultante depois de todas as movimentações financeiras realizadas durante o dia de trabalho. A forma mais eficiente de realizar essa tarefa é contar os valores separados por tipo de movimentação: – Dinheiro em notas e moedas; – Cheques; – Cartões de crédito e débito; – Tickets; – Pagamentos de despesas diversas; – Vales para funcionários. Durante esse processo, podem ser identificadas várias divergências que levam ao cálculo impreciso, como trocos errados ou sangrias que não foram registradas. É justamente por essa razão que é importante fazer o fechamento de caixa ao final de cada expediente, diminuindo as chances de esquecimento dos eventos que levam às divergências.

5- Finalize e feche

Por fim, você deve somar todas as entradas (incluindo o saldo inicial) e subtrair todas as despesas. Se o fechamento foi realizado de forma correta, o resultado será exatamente o saldo existente no caixa. Além de garantir a continuidade das operações com mais segurança financeira, esses passos fornecem informações precisas e atualizadas para o fechamento de caixa mensal. Você gostou das dicas para fazer corretamente um fechamento de caixa? Somos um escritório de contabilidade com profissionais competentes para auxiliá-lo na gestão financeira do seu negócio. Se você ficou com alguma dúvida sobre o assunto, entre em contato com os nossos especialistas!

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